HUBER+SUHNER AG
Outsourcing | SAP

Outsourcing – Kosten sparen und Servicequalität optimieren

5 Min.
Auf einen Blick
  • Mit IT-Outsourcing den Betrieb garantieren
  • Kosten senken
  • 7x24-Stunden-Betrieb
  • Von Tech-Know-how profitieren

Mit IT-Outsourcing die Betriebskosten nachhaltig zu senken, war das Ziel von Urs Widmer, CIO bei HUBER+SUHNER AG.

Die Herausforderung

Sicherstellung eines 7×24-Stunden-Betriebs

HUBER+SUHNER AG beabsichtigte, durch ein IT-Outsourcing die Betriebskosten nachhaltig zu senken und vom Technologie-Know-how eines führenden Providers zu profitieren. Deshalb entschied sich das Unternehmen nach einem intensiven Auswahlverfahren für GIA Informatik AG. Das Aargauer Unternehmen führte in der Folge das gesamte Projekt mit grossem Erfolg durch und dachte bei seinen Lösungen auch an zukünftige Erweiterungen. Eine Referenzstory.Wenn wir telefonieren, Auto oder Zug fahren, fernsehen oder den Computer benutzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Produkte von HUBER+SUHNER aus Herisau und Pfäffikon/ZH im Einsatz sind. Das global tätige Unternehmen entwickelt und produziert Komponenten sowie Systemlösungen zur elektrischen und optischen Übertragung von Daten und Energie. Bis ins Jahr 2013 unterhielt HUBER+SUHNER für seine weltweit 2500 Informatik-Benutzer ein eigenes Rechenzentrum und erbrachte die entsprechenden IT-Services weitgehend selbst. Zu dieser Zeit liefen bei vielen Komponenten die Wartungsverträge aus und grössere Erneuerungsinvestitionen wurden fällig. HUBER+SUHNER zog deshalb ein Outsourcing der IT-Services und von SAP-Basis in Betracht. «Primäre Ziele waren eine signifikante Reduktion der Betriebskosten durch die Nutzung von Skaleneffekten sowie die Sicherstellung eines nachhaltig zuverlässigen 7x24-Stunden-Betriebs.» Urs Widmer, CIO bei HUBER+SUHNER AG

Für die Ausschreibung holte sich HUBER+SUHNER mit der IT-Consulting-Firma axeba ag aus Zürich professionelle Unterstützung an Bord. «Outsorucing-Projekte sind sehr emotionale Projekte. Deshalb war uns eine neutrale Sicht wichtig», so Urs Widmer. Eingeladen zur Offertstellung im Herbst 2012 wurden namhafte nationale und internationale Provider. Dertransparente Prozess setzte die Anbieter in die Lage, ihre Vorschläge sehr präzise auszugestalten. Dies vereinfachte es HUBER+SUHNER, die richtige Wahl zu treffen.

  • Datenhaltung (Datacenter des Providers) in der Schweiz
  • Konsolidierung diverser HardwareSysteme im Storage-Bereich
  • 80 Terabytes Nutzkapazität mit einer bedarfsgerechten Erweiterungsmöglichkeit
  • Backup für die Sicherung der Aussenstandorte und der zentralen Systeme
  • Übernahme von mehr als 300 virtuellen Servern und der alten ERP-Infrastruktur «BaaN»
  • Neue Lösung für das Citrix-Setup mit der Thin-Client-Lösung XenApp für zirka 250 Benutzer
  • Optimierung der 27 weltweiten Aussenstandorte
  • Erneuerung des Fernzugriffdienstes und Ausstattung mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Betrieb der IT-Infrastruktur inklusive Server, Storage und Datenbanen sowie der gesamten SAP-Plattform

Der Entscheid für GIA Informatik AG (GIA) aus Oftringen als neuen Informatikanbieter fiel im Februar 2013: «Es war interessant zu sehen, dass sich GIA – zusammen mit einem anderen Schweizer Unternehmen – nicht nur bezüglich Service und Qualität, sondern vor allem auch hinsichtlich Preis von denjenigen Providern abhob, die ihre Leistungen ausserhalb der Schweiz erbringen», sagt Markus Elsener, Partner sowie Mitinhaber der axeba ag und verantwortlich für die Ausschreibung und die Begleitung des Transitionsprojektes.«Den Ausschlag zugunsten von GIA gab letztendlich das hohe Commitment, das in allen Treffen deutlich spürbar war. Bei sämtlichen Verhandlungen war der CEO von GIA direkt anwesend und konnte unmittelbar entscheiden.» Markus Elsener, Partner sowie Mitinhaber der axeba ag.

Die Lösung

Neue Technologien einfacher implementieren

Im Aufgabengebiet der Transition konnte GIA auf bewährte Vorgehensweisen zurückgreifen: So arbeitete sie die Fach- und Detailkonzepte aus, erstellte für alle geschäftskritischen Systeme einen Fall-BackPlan und beschaffte und errichtete die gesamte Infrastruktur neu. Kernpunkt der Migration war der Aufbau des VPLEX-Metro-Clusters des Herstellers EMC in den GIA-Datacentern, der die Verfügbarkeit der Systeme inklusive Desasterschutz signifikant erhöhte. Gleichzeitig wurde das WAN errichtet und der Standort Herisau mit einem 10-Gigabit-pro-Sekunde-Link angebunden. In dieser Phase transferierte GIA – basierend auf dem beschriebenen Vorgehen und der zuverlässigen WAN-Verbindung von UPC Business – sämtliche Systeme und Daten von HUBER+SUHNER in ihre eigenen Datacenter und fuhr die IT-Services hoch:

  • Die Netzwerkdienste und das Active Directory wurden übernommen und neu konfiguriert
  • GIA virtualisierte sämtliche SAP-Systeme, übernahm sie in ihre Infrasturktur und verteilte sie auf die zwei Datacenter
  • Sie migrierte virtualisierte Server 1:1 in ihre Rechencenter.
  • Sie überführte das Filesystem und die Datenbank in das bestehende Backupkonzept
  • GIA realisierte ein Upgrade der Datenbank SQL 2008 auf SQL 2012
  • Die E-Mail-Infrastruktur wurde migriert und transformiert

Parallel dazu – ab Juni 2013 – hielten GIA und HUBER+SUHNER den laufenden Betrieb im aktuellen Status, dem Present Mode of Operation (PMO), aufrecht. Sukzessive wurden die Systeme dann in den gewünschten Zielmodus, den Future Mode of Operation, überführt: Ab Januar 2014 integrierte GIA sämtliche Systeme in die zentrale Überwachungsplattform und stellt seither zuverlässig alle betriebsnotwendigen Leistungen gemäss den Servicelevels sicher.

Worauf legte GIA bei diesen Services Wert? Stefan Lerch: «Wir waren uns stets bewusst, welches Gewicht der IT für die Sicherstellung des Geschäfts von HUBER+SUHNER zukommt. So schenkten wir im PMO dem Betrieb der bisherigen Infrastruktur grosse Beachtung, um die Verfügbarkeit der Systeme jederzeit zu gewährleisten. Auch hielten wir dank der schnellen Datenverbindung zwischen Herisau und den GIA-Datacentern die Migrationszeit sehr kurz.» Bei der Realisierung der Datacenter-Services kam GIA und HUBER+SUHNER entgegen, dass sie die gleiche Unternehmenskultur haben und so ein «Kulturmatch» stattfand, wie Urs Widmer sagt. Insbesondere gefiel ihm die Kommunikation auf Augenhöhe. Um die Partnerschaft aufrechtzuerhalten und die Abstimmung sicherzustellen, werden regelmässig Telefonkonferenzen und Sitzungen durchgeführt. Für die mittel- und langfristige Gestaltung der Zusammenarbeit gibt es pro Quartal ein Meeting zwischen dem CEO von GIA und dem CIO von HUBER+SUHNER.

Welches sind aus Sicht von GIA die entscheidenen Vorteile des SAP-Basis-Outsourcings? Stefan Lerch: «Mit diesem verfügt HUBER+SUHNER über eine hochverfügbare Systemarchitektur; die Gesamtperformance des Systems ist nach der Migration höher als zuvor. Dazu kommt ein zuverlässiger 7x24-Betrieb mit proaktivem Monitoring, um mögliche Ereignisse vorherzusehen (Predictive Maintenance), und ein professionelles Servicemanagement mit umfassendem Reporting für eine aktive Steuerung des Betriebs.» GIA war darauf bedacht, dass die Benutzer bei HUBER+SUHNER so wenig wie möglich tangiert wurden und es nur zu kurzen Wartungsfenstern kam. Ein weiteres Plus war die Erfüllung der im Service-Level-Agreement (SLA) geforderten Kriterien wie möglichst minimale Ausfallzeiten und kein Datenverlust im Falle eines Systemausfalls. «Ebenso stellen wir jederzeit die Gesamtfunktion der SAP-Systemlandschaft mit zahlreichen Schnittstellen zu Umsystemen sicher», so Stefan Lerch. «Ein grosses Plus war die Basisbetreuung, die dieselben Personen übernahmen wie bis anhin. So blieb viel Know-how erhalten. Zusätzlich war der Umgang mit GIA unkompliziert und zielgerichtet. Durch die Virtualisierung der Server erreichten wir eine höhere Flexibilität, konnten kurzfristig neue Systeme aufbauen und gestalteten deren Ressourcensteuerung wesentlich einfacher und dynamischer.» Reto Huber, Leiter SAP bei HUBER+SUHNER AG

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Kundenporträt

HUBER+SUHNER AG

Das weltweit tätige Schweizer Unternehmen HUBER+SUHNER entwickelt und produziert Komponenten und Systemlösungen der elektrischen und optischen Verbindungstechnik. Das Unternehmen bedient die drei Hauptmärkte Industrie, Kommunikation und Transport mit Anwendungen aus den drei Technologien Hochfrequenz, Fiberoptik und Niederfrequenz. HUBER+SUHNER Produkte zeichnen sich durch hohe Leistung, Qualität, Zuverlässigkeit und eine lange Lebensdauer aus – auch unter anspruchsvollsten Bedingungen. Durch ein globales Produktionsnetzwerk, kombiniert mit Tochtergesellschaften und Vertretungen in über 80 Ländern, ist das Unternehmen weltweit nahe beim Kunden.

HUBER+SUHNER AG
Degersheimerstrasse 14
9100 Herisau

http://hubersuhner.com
Der Ausblick

Akquisitionen künftig einfacher integrieren

Nach dem Ende des rund zwölfmonatigen Projektes lässt sich resümieren, dass der Nutzen des IT-Infrastrukturbetriebs und des SAP-Basis-Outsorucing den Erwartungen von HUBER+SUHNER entspricht. Dank des Outsourcings können in zukünftigen Projekten neue Technologien einfacher implementiert werden. HUBER+SUHNER erhält damit eine dynamische Plattform, die sehr anpassungsfähig auf sich ändernde Geschäftsanforderungen eingestellt werden kann. «Akquiriert HUBER+SUHNER zum Beispiel ein neues Unternehmen und soll es in die Firmengruppe integriert werden, erfolgt dies schneller und standardisierter», sagt Stefan Lerch. Auch das Resümee von Urs Widmer ist positiv: «Ich denke, wir haben von Beginn weg alles richtig gemacht. Nach meinen bisherigen Erfahrungen sind Outsourcing-Projekte, bei denen die inhaltlichen Spezifiktationen des Kunden, der Terminplan und das Budget eingehalten werden, äusserst selten. Es lohnt sich auch, im Rahmen des Business-Cases genau auf künftige Zusatzkosten ausserhalb SLAs zu achten. Mit dem Outsourcing haben wir uns einen nachhaltig zuverlässigen und einfacher skalierbaren 7x24-Stunden-Service gesichert.»

Wie sollen sich andere Unternehmen in derselben Situation wie HUBER+SUHNER verhalten? Das Projektteam gibt nachstehend mehrere praktische Tipps:

  • Machen Sie Ihr Management frühzeitig darauf aufmerksam, dass sich das Risiko für das Scheitern eines Outsourcing-Projekts bei einer reinen Kostensicht signifikant erhöht.
  • Informieren Sie rechtzeitig die internen Mitarbeitenden und lassen Sie sie mitwirken. Bringen Sie die Mitarbeitenden beider Unternehmen frühzeitig zusammen. Damit werden eine hohe Servicequalität und ein stabiler Preis erreicht.
  • Schaffen Sie Transparenz und arbeiten Sie konstant an einer echten Partnerschaft.
  • Setzen Sie während der Evaluationsphase einen erfahrenen Berater ein, so dass er ein aussagekräftiges Pflichtenheft erstellt.
  • Achten Sie während der Transitionsphase auf ein professionelles Projektmanagement.
  • Arbeiten Sie detaillierte SLAs aus und regeln Sie die Zuständigkeiten.
  • Wählen Sie einen IT-Dienstleister als Parnter aus, mit dem Sie auf Augenhöhe kommunizieren können. Er sollte gross genug sein, um die komplexen Anforderungen gut abzudecken, aber auch so aufgestellt sein, dass Ihre Firma ein wichtiger Kunde ist.
Case Study
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2017
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