Voll im Takt dank SAP

Max Götschmann, verantwortlicher Projektleiter auf Seiten von GIA: «Um alle Bedürfnisse abzudecken, verfügen wir für die herstellende Industrie über ein ERP-System-Template, das sämtliche Unternehmens prozesse und -prozessgruppen beinhaltet. Jeder Ablauf ist darin sauber und übersichtlich dargestellt.» Die Moser-Baer AG und GIA bereiteten in der Folge die ERP-Einführung der folgenden Prozessgruppen vor: Controlling, Finanzen, Materialwirtschaft, Personalwesen, Produktion, Produktionsplanung und -steuerung, Vertrieb und Auftragsabwicklung. Anschliessend lasen die Projektpartner die bestehenden Daten ins für die Moser-Baer AG konfigurierte System ein. Neben Zeitsystemen ist das traditionsreiche Familienunternehmen mit 115 Mitarbeitenden mit seinen ICT-Lösungen, seiner Präzisionsmechanik und Elektronik auch in der Medizinaltechnik und in der Luftfahrt operativ tätig. In diesem stark regulierten Umfeld gibt es strenge Auflagen. So ist die Moser-Baer AG nach ISO 13485 (Managementsystem für das Design und die Herstellung von Medizinprodukten) und ISO 9001 (Qualitätsmanagementnorm) zertifiziert. «Vieles wird deshalb über eine Chargenverwaltung abgewickelt; aufgrund der Nachverfolgbarkeit der Produkte verwenden wir auch Serialnummern», sagt Reto Reist.

Ein erster Teil des Projekts, das den Kick-off im März 2013 hatte, bestand darin, die bisherige Nummerierungslogik umzustellen. Max Götschmann: «Wir wollten wegkommen vom externen Nummernsystem und die Nummern neu systemintern vergeben. Dies war ein grosser Schritt, der auch stark diskutiert wurde, da sämtliche Ersatzteilkataloge noch mit alten Nummern versehen waren.» Eine zeitintensive Aufgabe war zudem die Anbindung von Umsystemen mit Webservices. Damit kann das ERP-System mit den Betriebsmitteln (Montagestationen) kommunizieren, Informationen für die Etiketten übermitteln und am Ende die Daten wieder zurückschreiben. «Ein weiteres Augenmerk galt den Prozessen in der Spedition», führt Max Götschmann aus. «Die Verpackungsabläufe – von der Definition der Kiste über das Anlegen im System und den Einsatz von Handling Units bis zum Reinpacken von Material – verlaufen nun mobil. Das Kommissionierungssystem wird durch ein Cockpit ermöglicht.» Besonders bei der Moser-Baer AG sind auch die Etikettierprozesse: Hierzu werden Daten aus dem ERP geholt und die Inhalte auf Etiketten, die je nach Kunde variieren, auf verschiedene Layouts platziert. Ferner bestand eine Aufgabe darin, die Betriebsdatenerfassung (BDE) sicherzustellen. Max Götschmann: «Die Moser-Baer AG verfügt über eine eigene BDE-Lösung; diese wurde im Rahmen des Projektes an das ERP-System angebunden.»

Die grösste Hürde im Projekt stellte die genannte Anbindung von Umsystemen mit Webservices dar, da die neue Technologie bei der Moser-Baer AG nicht verankert war. «Wir konnten uns nicht auf Erfahrungswerte abstützen», erklärt Max Götschmann. «Deshalb beschlossen wir, dieses Problem pragmatisch anzugehen. Indem wir immer wieder Tests durchführten und den Prozess auf kleiner Flamme kochten, fanden wir einen gangbaren Weg.» Die Projektzeit verlängerte sich dadurch zwar etwas, aber die aufgebrachte Geduld lohnte sich, da am Ende die Technologie kompatibel war.

Resümierend meint Reto Reist, dass die Zusammenarbeit über die ganze Projektdauer hinweg – vom Kickoff über die Konzeptabnahme im Juli 2013, den Start des Produktivbetriebes im Juli 2014 bis zur Projektabnahme im März 2015 – tadellos funktioniert habe. «GIA hat dieses Projekt sehr gut vorbereitet und einen prima Job gemacht. Auch der Abschluss verlief positiv, so dass wir die Prozesse entsprechend gut integrieren konnten.»

GIA hat mit SAP gut vordefinierte Standardprozesse zur Verfügung, was der Moser-Baer AG half, ihre Abläufe zu automatisieren. Reto Reist: «Den Nutzen, den wir aus dem Projekt zogen, war und ist bis heute gross. Schliesslich gelang es uns so, den Aufwand für die ganze Administration zu minimieren. Uns bereitet es eine grosse Freude, zu sehen, dass wir heute über einen volltransparenten Betrieb verfügen.» Zudem kann sich die Moser-Baer AG nun selber gut einschätzen, mit der von SAP aufbereiteten Datenqualität das Geschäft sehr genau betreiben und in Zukunft weitere Module verwenden, um den Erfolg nachhaltig sicherzustellen. Max Götschmann ergänzt: «Dank einem integrierten, zentralen Datenhaltungssystem verfügt die Moser-Baer AG über eine Single Source of Truth in der alles Relevante an einem Ort platziert ist.»

Die Moser-Baer AG hat sämtliche Standardabläufe eingeführt – im Nachgang sogar Controllingprozesse. «Im Moment leiten wir Prozesse für transparente Preislisten ein, die wir anschliessend gegen aussen veräussern können», sagt Reto Reist. Die nächste Ausbaustufe betrifft die Schaffung von Interfaces zu den Schwestergesellschaften: Damit kann das Unternehmen die Zusammenarbeit und den Datenaustausch vereinfachen sowie das System tiefer integrieren. Reto Reist: «Daraus tragen wir den Nutzen, dass wir administrative Prozesse automatisieren können.»

Reto Reist gibt anderen Firmen, die sich ebenfalls für ein ERP-System interessieren, folgende Ratschläge:

• Für den Erfolg des Vorhabens ist ein starker, fachkundiger Projektleiter zentral. Er sollte einerseits viel von SAP verstehen, andererseits Kenntnisse des Betriebes haben.
• Bevor sie das Verfahren beginnt, muss sich die interessierte Firma entscheiden, ob sie einen internen Projektleiter stellt. Falls sie sich dagegen entscheidet, muss sie für die Unternehmensseite einen externen Profi engagieren.
• Betriebe sollten auf eine korrekte und saubere Aufbereitung der Stammdaten achten. Es dürfen keine Fehler passieren, falls diese vom herkömmlichen ins neue System übertragen werden.
• Im Integrationsteam ist gutes Prozessdenken wichtig. Die involvierten Personen müssen den gesamten Wertschöpfungsprozess im Unternehmen widerspiegeln.